עוזרת אישית מהבית: תפקידים וכישורים נדרשים

ניהול עסק דורש התמודדות עם מגוון רחב של משימות אדמיניסטרטיביות ולוגיסטיות, והן גוזלות זמן יקר ממשימות הליבה העסקיות. כאן נכנסת לתמונה עוזרת אישית מהבית, היכולה לסייע בהתייעלות העסק ולאפשר לכם להתמקד בצמיחה ובפיתוח. במאמר זה נסקור את הנושא של העסקת עוזרת אישית מהבית. נגדיר מהו בדיוק התפקיד, מהם השירותים שעוזרת אישית יכולה לספק ומהם היתרונות העיקריים לעסק, כך שבסוף תוכלו להחליט אם גם העסק שלכם יכול להרוויח מהעסקת עוזרת אישית מהבית.

מהי עוזרת אישית מהבית ומה היא עושה?

עוזרת אישית מהבית היא עובדת חיצונית המספקת שירותי מזכירות ואדמיניסטרציה מרחוק. בניגוד למזכירה הנמצאת פיזית במשרד, העוזרת האישית עובדת מהבית ומתקשרת עם הלקוחות באמצעים דיגיטליים כמו אימייל, צ'אט ושיחות וידאו. התפקיד צבר תאוצה מאז פריצת מגפת הקורונה והמעבר לעבודה מרחוק, כך שהיום זהו תפקיד נפוץ לא פחות מעוזרת אישית צמודה. קחו לדוגמה את רייצ'ל כהן – עוזרת אישית מהבית המציעה ללקוחותיה מגוון רחב של שירותי מזכירות ואדמיניסטרציה. היא מסייעת לבעלי עסקים, למנהלים ולעצמאיים להתמודד עם מטלות שוטפות ולפנות זמן למשימות חשובות יותר, ועוזרת להם לייעל תהליכים בקלות.

הגדרת התפקיד של עוזרת אישית

התפקיד של עוזרת אישית מהבית מורכב ממכלול של מטלות אדמיניסטרטיביות ופקידותיות, כאשר הנפוצות ביותר הן:

• ניהול יומן פגישות וזימון אנשי קשר.
• מענה לשיחות נכנסות ומתן מידע ללקוחות.
• ניהול תיבת הדואר האלקטרוני וארגון הודעות.
• מעקב אחר משימות ופרויקטים.
• הכנת מצגות, הצעות מחיר ודוחות.
• מחקר ואיסוף נתונים ברשת.
• הזנת תוכן לאתרים ולרשתות החברתיות.

שירותים נפוצים נוספים

מעבר למשימות האדמיניסטרטיביות, יש גם שירותים ממוקדים יותר שעוזרות אישיות יכולות להציע ללקוחות שלהן. הינה כמה דוגמאות:

• ניהול מערכת המלאי וההזמנות של העסק.
• ניהול לוח זמנים של פרויקטים ומשימות.
• תיאום ציוד ולוגיסטיקה לאירועים וכנסים.
• ביצוע הזמנות, רכש וסידורים טכניים.
• סיוע בניהול חשבונות והפקת חשבוניות.
• תמלול הקלטות של פגישות ושיחות.

כיצד לבחור את העוזרת האישית המתאימה?

לא כל עוזרת אישית מתאימה לכל עסק. כדי למצוא את העוזרת האידיאלית, חשוב להגדיר מראש את הצרכים והדרישות הספציפיים של העסק, ולחפש מישהי בעלת כישורים וניסיון מתאימים.

• מיומנות, מקצועיות ואחריות: כדי שנוכל לסמוך על העוזרת האישית ולהאציל לה משימות חשובות, היא צריכה להיות בעלת רמה גבוהה של מקצועיות ואחריות. זה כולל למשל הקפדה על לוחות זמנים, תקשורת שוטפת ויזומה, דיווח על התקדמות המשימות והבאת דברים לידי סיום. בראיון העבודה כדאי לבדוק את רמת המיומנות של המועמדת, לשאול על אתגרים מורכבים שנתקלה בהם בעבר ולהתרשם מהאופן שבו היא מתמודדת עם ביקורת או עם מצבי לחץ.
• ניסיון בתוכנות רלוונטיות: על עוזרת אישית מנוסה להכיר מגוון רחב של תוכנות ומערכות שימושיות, ולהתעדכן כל הזמן בחידושים הטכנולוגיים. מעבר לתוכנות האופיס הבסיסיות, כדאי לחפש מישהי שיודעת להשתמש בכלים כמו מערכות לניהול משימות ופרויקטים, תוכנות CRM ומערכות אוטומציה שיווקית.
• יכולת התאמה לתהליכי העבודה בעסק: מאחר שכל עסק מתנהל בצורה קצת שונה, ולכל מנהל יש את ההעדפות שלו מבחינת אופן העבודה, חשוב מאוד שהעוזרת האישית תהיה גמישה ובעלת יכולת הסתגלות. עליה ללמוד את תהליכי העבודה הקיימים, להבין את הצרכים הייחודיים של הלקוח, ולהתאים את עצמה בהתאם.
• קבלת ביקורת: היכולת של העוזרת לקבל משוב בצורה טובה היא חשובה לא פחות מכל הסעיפים הקודמים שפירטנו. עליה להצליח ליישם שינויים ושיפורים כשנדרש, ולהתאים את התקשורת לסגנון האישי שלכם. ככל שההתאמה ביניכם תהיה טובה יותר, כך שיתוף הפעולה יהיה מוצלח יותר.

לסיכום

השורה התחתונה היא שהעסקה של עוזרת אישית מרחוק יכולה להיות צעד משתלם מאוד לעסקים ולבעלי תפקידים המעוניינים לחסוך זמן, להתמקד במשימות החשובות באמת ולהניע את העסק קדימה. כדאי לתת לזה צ'אנס ולראות איך זה יכול לשדרג את דרכי העבודה שלכם.