האצלת סמכויות לשיפור ניהול העסק

עסק מצליח הוא תוצר של מספר מרכיבים המשתלבים יחד, החל מרעיון מוצלח, דרך מערכי שיווק ומכירה יעילים ועד לניהול כולל מושכל ונכון אשר יודע כיצד לנווט את הספינה אל חוף מבטחים.

כל רכיב ורכיב חשוב ותורם להצלחתו של העסק, אך אופן ניהולו הוא המכריע ביותר, כאשר הניהול מתבסס על היבטים פיננסיים וחשבונאיים, היבטים אדמיניסטרטיביים וכן פן ניהול צוות העובדים בכללותו.

טעות שבעלי ובעלות עסקים לעתים נוטים לעשות, היא שלא להאציל את סמכויותיהם לגורמים תחתם, ובכך הם נושאים בנטל כבד על כתפיהם בלבד.

הדבר מוביל לצוואר בקבוק של משימות על גבי משימות, עיכובים, חוסר שימת לב לנושאים הבוערים והחשובים, ובסוף פוגעים ביעילותו של העסק, ובשורה התחתונה – ברווחיותו.

מהי האצלת סמכויות?

האצלת סמכויות אין משמעה שאתם 'משחררים' את המשימה מכם, ושוכחים ממנה. מדובר ביכולת שלכם להעביר את המשימה או האחריות מכם לאדם אחר, דוגמת מנהל זוטר, ובכך להקל על עצמכם את העומס, תוך שאתם מקבלים דיווחים בכל העת. אתם למעשה מנהלים את המשימה ממעוף הציפור, ולא מן ה'שטח' עצמו.

באופן הזה, האצלת סמכויות מסייעת למנהלים ומנהלות לרווח את לוח הזמנים ובכך להתמקד במשימות הקריטיות יותר הנוגעות לתפקודו של העסק, לצמיחתו ולפיתוחו.

היתרונות בהאצלת סמכויות

האצלת הסמכויות מאפשרת לבעלי ובעלות עסקים לנהל ביעילות את לוח הזמנים ולהידרש למשימות החשובות ביותר. זהו למעשה אחד מן ההיבטים הבולטים ביותר עליהם ממליצים 

בעת שמאצילים סמכויות ומפחיתים את העומס, כך גם רמות המתח והלחץ יורדות, ובכך בעלי ובעלות עסקים מגדילים את הפרודוקטיביות של עצמם. מחקרים רבים מראים כי מתח נפשי פוגע ביכולת המיקוד, וכל שכן כאשר הדבר מתפתח לסטרס מתמשך שאיננו מנוהל נכון.

לצד זאת, בכך שאתם מאצילים סמכויות, אתם גם מסייעים לחברי צוות העובדים לפתח מיומנויות חדשות, אתם תורמים לפיתוחם האישי, מגבירים את המוטיבציה, את ההערכה העצמית ויוצרים יתרון תחרותי מובהק על פני ארגונים שאינם ששים להקנות אחריות ומעמד לעובדיהם.

עם אלו משימות כדאי להתחיל?

ברור לכול כי האצלת סמכויות איננה תמיד באה בקלות. וטבעי לחלוטין שגם אתם מהססים אם להאציל חלק מן הסמכויות.

הפן המשמעותי והניכר ביותר, הוא המשימות 'השחורות'. אותן משימות אדמיניסטרטיביות שגוזלות זמן יקר מצד אחד, ואינן תורמות בפן המקצועי מן הצד האחר.

אנו כאן ב-Office Service שירותי משרד ומזכירות נשמח להציע לכם להתחיל בצעד הראשון להאצלת הסמכויות עם שירותי משרד מהבית, משרד וירטואלי, אדמיניסטרציה כללית ועד לשירותי מזכירות ואף עוזרת אישית.

העריכו בקפידה אילו משימות האציל, באילו משימות אין כל סוד מקצועי כזה או אחר בעל רמת סיכון גבוהה, ולצד זאת בחנו היטב מהן המשימות הגוזלות את משאב זמנכם באופן הניכר ביותר ושאינן מצריכות את המיומנות או הכישורים המקצועיים שלכם כמנהלים.

מאמר זה נכתב בשיתוף עם שלומי גבאי יועץ עסקי: https://shlomi-gabai.co.il/