איך ניתן לייעל את תהליך הטיפול בלידים והפקת דו"חות מאזנים חודשיים באמצעות אוטומציות?
עבור בעלי עסקים ומנהלי משרדים, היום מתחיל לרוב בבליל של לידים חדשים, מיילים שלא נענו, הודעות וואטסאפ, קבצים ומסמכים שצריך לטפל בהם ועוד. ככל שהעסק גדל, כך מתרבים מקורות המידע והצורך לארגן אותם במהירות, כדי שלא לאבד לקוחות פוטנציאליים בדרך.
לקראת סוף החודש, מגיע השלב שכולם פחות אוהבים: הפקת הדו"חות. אז מתחילים לאסוף נתונים ממקורות שונים: CRM, מערכת סליקה, טבלאות אקסל, תכתובות מייל, והכול צריך להתכנס תחת תמונה ברורה אחת. נשאלת השאלה – איך ניתן לייעל את כל התהליכים האלו?
כאן אוטומציה נכנסת לתמונה
תהליכי אוטומציה משרדית מאפשרים לקחת משימות שנהוג לבצע באופן ידני כמו קליטת לידים, שליחת תזכורות, הפקת דוחות או ריכוז נתונים ולהפוך אותן לסדרת פעולות אוטומטיות שמתבצעות לבד, בזמן אמת, בלי טעויות ובלי התערבות ידנית.
באמצעות שימוש מתקדם במערכת פיירברי, ניתן לחבר בין מקורות שונים (טפסים, מיילים, פייסבוק, מערכות סליקה) למערכת CRM של העסק. כך, כל ליד חדש מוזן בצורה אוטומטית, מנותב לגורם המתאים, מעודכן ברשומות ונשלח אליו אימייל פתיחה.
- ייעול תהליך טיפול בלידים
כאשר כל ליד נכנס בשיטה קבועה, ממוין לפי תחום עניין, מתועד אוטומטית ומקבל מענה ראשוני מיידי, סיכויי הסגירה עולים משמעותית. אוטומציה בתהליך הטיפול בלידים מאפשרת לדעת מי פנה, מתי הוא פנה או איפה הוא נמצא בתהליך המכירה, וזאת מבלי לצלול לטבלאות או לחפש במיילים.
- דו"חות מאזנים חודשיים
דו"חות מאזנים חודשיים לא פעם, דורשים מאמץ ידני מייגע, ואין ספק שמערכות אוטומטיות חוסכות את המאמץ. הן אוספות נתונים בצורה אוטומטית מכל מערכות המידע הרלוונטיות, מרכזות אותם בפורמט קבוע ומפיקות את הדו"ח בלחיצת כפתור. כך ניתן לוודא שהמידע תמיד מעודכן, מדויק, והכי חשוב – מוכן בזמן.
איך מתחילים? – צעדים ליישום אוטומציה בעסק קטן או בינוני
השלב הראשון הוא מיפוי. שבו עם עצמכם או עם איש מקצוע ובדקו: אילו תהליכים אתם עושים שוב ושוב? אילו פעולות של העסק ניתן להפוך לאוטומטיות? והאם ישנן טעויות שחוזרות על עצמן שוב ושוב?
לאחר מכן, אפשר להתחיל לבחון כלים נגישים, כמו פיירברי למשל, שלא דורשים כתיבת קוד או פיתוח, אך מאפשרים לייעל תהליכים עסקיים שונים, משתלבים עם המערכות הקיימות, ומתאימים בדיוק לצרכי המשרד שלכם.
בשורה התחתונה – יותר סדר, פחות תסכול
אוטומציה חכמה לא נועדה להחליף אנשים, אלא לאפשר להם להפסיק לבזבז זמן יקר על פעולות מיותרות. כשהמערכות עושות את מה שהן טובות בו, העובדים יכולים להתמקד במשימות יותר חשובות.
לפעמים השינוי הכי משמעותי מתחיל בפעולה פשוטה: לעצור לרגע, לשאול מה אפשר לעשות אחרת ולבחור פתרון שיספק מענה מדויק ומתקדם. אז אם אתם מעוניינים לייעל את תהליך הטיפול בלידים והפקת דו"חות מאזנים חודשיים, אולי זה הזמן לבדוק את הפתרונות שקיימים בשוק עבורכם.